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Office Manager
Office Manager
L’Office Manager a surtout un rôle de coordination de bureau. Il sera en charge de l’assistanat des équipes, d’une partie administration du personnel, de la gestion opérationnelle des Services Généraux et de la transmission des informations au département comptabilité. Pilier central de l’organisation d’une PME, son rôle est souvent associé à celui d’un assistant de direction mais son périmètre est beaucoup plus large.
Les missions principales de l’Office Manager
Gestion de l’assistanat du directeur général
La mission essentielle de l’office manager étant d’assister le dirigeant de la structure, il est en charge de toutes les opérations administratives. Celles-ci consistent à traiter le courrier, organiser l’agenda et les réunions, préparer les commandes de fournitures de bureau, organiser et gérer les recrutements ainsi qu’effectuer le travail administratif des différents services.
Transmission des informations
Il revient à l’Office manager de gérer les appels téléphoniques, c’est-à-dire les réceptionner et les trier pour son supérieur hiérarchique. Il doit prendre et aussi transmettre les messages à qui de droit après avoir trié l’essentiel. Il rédige des synthèses et des reportings. Il élabore et présente également des rapports et des bilans.
Gestion de la trésorerie
Selon la taille de l’entreprise qui l’emploie, l’office manager peut aussi prendre en charge la gestion du budget, c’est-à-dire l’élaboration et le suivi. Il s’occupe de la comptabilité, planifie et veille à la mise en œuvre des projets. Il lui revient également de superviser le déroulement desdits projets.
Communication interne et externe en gérant les flux d’informations
L’Office Manager assure la communication entre le directeur général et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel, instances représentatives ou encore les différentes équipes de l’entreprise). Il gère également la communication externe. Il est en charge de tous les contacts avec les clients, les fournisseurs, les banques, les partenaires sociaux…
Qualités et compétences requises du Chargé de l’Office Manager
Compétences techniques
- Maîtrise des logiciels bureautiques, Word, Excel, Powerpoint…
- Une excellente orthographe à l’écrit ainsi qu’une aisance à l’oral .
- La maîtrise des langues étrangères est un plus, au minima l’anglais (indispensable dans cette fonction)
Aptitudes professionnelles
- sens des priorité et organisaton
- grande capacité d’adaptation et une grande souplesse d’esprit.
- sens de l’écoute et de la discrétion
- bon sens, dynamisme
Formation
- bac+2 minimum, à savoir un BTS d’assistant manager et/ou d’assistant de gestion PME-PMI.
- un Master en Management est un atout.
Salaire annuel de l’Office manager
Confirmé : entre 30 et 35 k€.
Plus de 500 recrutements prévus
Tendance d’embauche annuelle
Source Apec